We kunnen nu direct zien wat er is besteld, geleverd en gefactureerd. Die transparantie hadden we eerder niet.”

De behoefte

Bij Attractie- & Vakantiepark Slagharen lopen dagelijks tientallen bestellingen en facturen door de organisatie. Maar grip houden op het hele inkoopproces, van bestelling tot betaling, was jarenlang een uitdaging. Er was dan ook behoefte aan meer structuur en controle op het hele inkoopproces.

De oplossing

Er wordt gebruik gemaakt van Scan Sys:

• Shopper voor inkoopmanagement & goedkeuring
• ImageCapture voor factuurverwerking & digitale archivering

De voordelen

• Tijdsbesparing en stabiliteit: met Shopper is het factuurproces versneld én stabieler geworden. “Voorheen moesten we wachten op goedkeuringen, of op een nieuwe verplichting. Nu ligt alles digitaal klaar. Dat scheelt echt tijd.”
• Minder fouten, meer controle: fouten door ontbrekende of foutieve verplichtingen behoren tot het verleden. Door de vaste flows en herkenning op bestelnummers is de kans op fouten sterk verminderd. “Je ziet nu wat er besteld is, wat er geleverd is én wat er is gefactureerd en dat allemaal in één systeem.”
• Transparantie en overdraagbaarheid: de zichtbaarheid van het proces is sterk verbeterd. Zowel intern als richting accountant. “Als ik nu een selectie maak van facturen, zie ik precies welke rechten iemand had om goed te keuren. Dat maakt een wereld van verschil.”
• Flexibel inzetbaar: Shopper wordt bij Attractie- & Vakantiepark Slagharen nu vooral ingezet voor bepaalde afdelingen, maar is schaalbaar richting bredere inzet. “We gebruiken nu Shopper waar we dat nodig vinden en ook bewust niet de volledige module, maar kunnen later eenvoudig uitbreiden. Dat is ook de kracht ervan.”

Download deze klantcase voor het volledige verhaal van Attractie- en Vakantiepark Slagharen