Governance, Risk & Compliance: uw systeem goed beveiligd
SYSPRO ERP biedt gecentraliseerde naleving van regelgeving en rapportage
De grote drijfveer voor het implementeren van een Enterprise Resource Planning (ERP) systeem is de gecentraliseerde functionaliteit: een gedeelde database die meerdere functies ondersteunt en wordt gebruikt door veel verschillende business units. De meeste bedrijven slaan zeer gevoelige gegevens op in hun ERP systemen, waaronder: financiële resultaten, productiegeheimen en bankgegevens die het bedrijf helpen bij het beheer van klanten, werknemers en leveranciers. Bovendien hebben bedrijven hun ERP nodig om te functioneren op de fabrieksvloer, in het distributiecentrum en in hun winkels. Daarom moet u de naleving van zowel regelgevende als ethische normen voor uw industrie afdwingen. Daarom maken bedrijven gebruik van (corporate) governance, risk en compliance (GRC) oplossingen.
Integratie van een GRC oplossing met uw Enterprise Resource Planning (ERP) platform maakt het proces van naleving van regelgeving en rapportage zo veel eenvoudiger en veiliger. Overweeg om strategie, risico, prestaties en duurzaamheid onder één paraplu te verenigen in plaats van een silo aanpak te volgen. Ontdek hoe SYSPRO u kan helpen uw strategie en bedrijfsprocessen op elkaar af te stemmen, problemen te identificeren en snel op te lossen.
De belangrijkste ERP gebieden waarop productiebedrijven diepgaande governance en compliance nodig hebben:
Beveiliging van uw systeembeheer
- Multifactorauthenticatie. Meerfactorauthenticatieproces identificeert een gebruiker door twee of meer authenticatiemethoden uit onafhankelijke geloofsbrievencategorieën te valideren. Een gebruiker krijgt toegang nadat hij met succes twee of meer bewijsstukken heeft voorgelegd aan het authenticatiemechanisme. Veelgebruikte mechanismen zijn een eenmalig wachtwoord dat via e-mail wordt verstuurd of Google-authenticatie.
- Single Sign-on. Een andere optie is single sign-on, waarbij een enkele set inloggegevens wordt verstrekt en kan worden ingelogd met behulp van Microsoft Active Directory (AD). Gebruikers hoeven dan niet langer een uniek en complex wachtwoord te onthouden.
Inkoop stroomlijnen
Nu de bedrijfswereld steeds meer gedigitaliseerd wordt, kunnen bedrijven online in contact treden met leveranciers, waardoor de documentverwerking tot een minimum wordt beperkt en mogelijke fraude wordt tegengegaan.
- Webportaal voor leveranciers. Met een online webportaal kan een bedrijf offerteaanvragen plaatsen en leveranciers uitnodigen om in te schrijven. Het inkoopproces is transparanter en het helpt bij het opstellen van een gestandaardiseerd beleid.
- Productie vereenvoudigen met traceerbare inventaris.
Traceability
Als een organisatie het gebruik van producten en hun componenten in de productie kan traceren, kan dit leiden tot verbeteringen in het beheer en de naleving van het productieproces. Voor voorraadbeheer moeten bedrijven artikelen traceren, zodat ze weten dat de artikelen op de juiste plaats en onder de juiste omstandigheden zijn opgeslagen. Traceability stelt u ook in staat om voorraden die niet aan de normen voldoen, terug te halen en te melden wanneer artikelen over de houdbaarheidsdatum zijn.
Customer Service Standaarden
Producerende bedrijven krijgen steeds vaker te maken met de gevolgen van het terugroepen van producten. Of dit nu rechtstreeks gevolgen heeft voor het bedrijf, of dat er een probleem is met een downstream klant. Als het zich voordoet, heeft het bedrijf volledig compliant processen nodig die het terugroepbeleid en de terugroepplannen kunnen beheren.
Nep recalls, de manier waarop een organisatie haar recall-systeem evalueert en bijwerkt, is door het te testen door nep (mock) recalls te oefenen. Mock recalls stellen u in staat om te testen en te rapporteren over het vermogen van de organisatie om de tijd tot voltooiing te realiseren en laat u bevestigen dat uw traceerbaarheidssysteem voldoet aan de wettelijke vereisten in het geval van een daadwerkelijke recall. De governance zal worden verbeterd, en is nodig om de regelgevers tevreden te stellen en ervoor te zorgen dat de normen voor kwaliteitscontrole worden gehandhaafd.
6 redenen om governance, risk en compliance (GRC) met ERP te verbinden
1
Fiscale naleving
Een ERP oplossing, zoals SYSPRO, helpt u uw belastingen en inhoudingen efficiënter te beheren. De module overschrijdende functionaliteit voor belastingaangifte vergemakkelijkt de wereldwijde naleving van de belastingwetgeving, inclusief de belastingstelsels voor BTW en GST die in de belangrijkste economieën van de wereld worden gebruikt.
2
Financiële rapportage
SYSPRO ERP maakt het voor uw financiële afdeling eenvoudiger om GAAP, International Financial Reporting Standards (IFRS) en lokale regelgeving over de hele wereld te ondersteunen.
SYSPRO ERP Software beschikt over business analytics tools die de transparantie bieden die u nodig heeft voor optimaal bestuur. Met echte zichtbaarheid in de hele organisatie en toegang tot realtime informatie, kunt u audits uitvoeren, non-conformiteit identificeren en vervolgens preventieve maatregelen nemen.
3
Duurzaamheid en waardecreatie
Voor bedrijven die niet alleen financiële prestaties willen behalen, maar ook doelstellingen op het gebied van sociale en ecologische waardecreatie, is het van groot belang om gegevens over de gehele bedrijfsvoering inzichtelijk te hebben. Met SYSPRO ERP Software kunt u ook gegevens uit verschillende delen van het bedrijf met elkaar in verband brengen om te rapporteren over hoe het bedrijf presteert ten opzichte van doelstellingen, zoals duurzaamheid of milieuvriendelijke inkooppraktijken.
4
Aangepaste beveiligingen en audittrails
Nieuwe financiële voorschriften eisen dat u de integriteit van uw financiële verslaglegging waarborgt met passende controles en auditmogelijkheden. Door de rol van elke werknemer in het proces te definiëren, en te weten waar ze toegang toe hebben, wordt het eenvoudiger om risico’s te beheren. Met SYSPRO kunt u e-handtekeningen en aangepaste rolgebaseerde rechten integreren, zelfs tot op transactie- en veldniveau. Dit beschermt uw gegevens en geeft u de audittrail die u nodig heeft om te voldoen aan regelgeving, zoals Sarbanes-Oxley en de FDA 21 CFR Part 11.
5
Traceerbaarheid
Veel regelgevende instanties eisen dat bedrijven producten op ingrediëntniveau traceren, zodat ze terugroepacties kunnen beheren. Fabrikanten van elektronica en medische apparatuur bijvoorbeeld, hebben traceerbaarheid van partijen nodig om productonderdelen te beheren. SYSPRO ERP Software biedt volledige voorwaartse en achterwaartse traceerbaarheid, en u kunt het koppelen aan CRM, zodat u contact kunt opnemen met klanten en leveranciers als dat nodig is op basis van de aankoopgeschiedenis. Door automatisch documentatie aan te maken, kunt u ook de nalevingskosten verlagen.
6
Automatisering en modellering van bedrijfsprocessen
Optimaal bestuur, risico en naleving vereisen transparantie in uw bedrijfsprocessen. En hoe meer u de workflow voor routinetaken automatiseert, hoe zekerder u kunt zijn dat uw bedrijf met succes voldoet aan de compliance eisen.
SYSPRO ERP Software stelt u in staat om al uw belangrijke processen te modelleren en te documenteren. Zodra u inzicht heeft in uw activiteiten kunt u manieren identificeren om de doorvoer van informatie automatisch te stroomlijnen en te vergroten. Dit bevordert niet alleen de efficiëntie, maar het geeft u ook een complete audittrail van welke acties wanneer hebben plaatsgevonden.
Dit zijn slechts enkele van de manieren waarop bedrijven met behulp van ERP software de zichtbaarheid kunnen verbeteren, risico’s kunnen beheren en aan compliance-eisen kunnen voldoen.
Ik ben benieuwd naar de mogelijkheden voor ons bedrijf