Succesvol overstappen naar SYSPRO
De planning en uitvoering van de implementatie is van groot belang voor een succesvolle overstap naar SYSPRO. Een goede definitie van het project (wat doen we wel en wat juist niet), een projectplan en inzicht in de status van het lopende project zijn daarbij cruciaal. De uit te voeren werkzaamheden worden bewaakt en tevens wordt vastgelegd of er afwijkingen op de planning zijn en de eventuele redenen. Zo heeft iedereen te allen tijden inzicht in de voortgang van uw implementatietraject.
Project aanpak
Bij de implementatie van SYSPRO is het zaak om maximale efficiency te waarborgen en tegelijkertijd de risico’s te beperken. De formele methode is op basis van de 4D-methodiek die opgesteld is met de principes van PRINCE2© in gedachte. Per project beoordelen we samen met u welke onderdelen we op welke manier toepassen. De ene organisatie is de andere niet! De 4D-methode bestaat uit vier hoofdfases: Define, Design, Deliver en Deploy.
Define
De betrokken projectmanager en consultant(s) van BrainSys evalueren de informatie die is verkregen tijdens de pre-salesfase en lichten vervolgens uw bedrijfsprocessen door samen met uw eigen projectmanager en de betrokkenen. Op deze manier krijgen zij een volledig beeld van de gewenste situatie en de projectomvang en kunnen zij bepalen hoe de implementatie het beste kan worden aangepakt, wie de betrokken mensen zijn voor het projectteam en wat de juiste communicatiestrategie is.
Design
Zodra de uitgangssituatie is vastgesteld en de project betrokkenen in de startblokken staan kan het echte werk beginnen. De ontwerpfase in het proces omvat het inrichten en intensief testen van de gekozen opzet van SYSPRO en het overleg daarover. De consultant(s) van BrainSys werken samen met de projectteam leden om de bedrijfsprocessen van begin tot eind in kaart te brengen en SYSPRO in te richten. Onze consultants putten daarbij uit Best Practice- en gedegen praktijkervaring. Met hun kennis van SYSPRO en uw kennis van de organisatie, zorgen wij er samen voor dat alle processen goed worden ingericht.
Deliver
In deze fase ligt de nadruk vooral op de werkzaamheid bij uw projectteam leden. Er wordt steeds breder, integraler getest en er wordt een “handleiding” opgezet om de werkwijze “Stap voor Stap” vast te leggen. Aan de hand hiervan kunnen de eindgebruikers ook worden getraind. De consultant van BrainSys voorziet uw projectteam van ondersteuning op locatie, zodat uw bedrijfsprocessen in SYSPRO grondig getest worden.
Deploy
Nu de Design- en Delivery-fases zijn afgerond, vinden de laatste voorbereidingen plaats voordat het systeem in productie wordt genomen. Tijdens het project zijn er checklists opgesteld die doorlopen moeten worden voordat het systeem in productie wordt genomen. Deze checklists maken deel uit van de Delivery-fase. Ze kunnen punten bevatten als het wijzigen van dynamische gegevens, het opzetten van lokale print- en scancapaciteit en de uitfasering van verouderde systemen. Deze checklists worden door de projectteam leden beoordeeld en nagelopen voordat het systeem operationeel wordt. Het resultaat hiervan is een migratieplan. Er zijn drie criteria die beoordeeld moeten worden: mensen, processen en technologie. Alle drie moeten in orde zijn voor SYSPRO in gebruik kan worden genomen.
En tot slot… de daadwerkelijke livegang
Als alles is gecontroleerd en doorgenomen volgt een formeel acceptatie – Go/No-Go moment. De partijen stellen gezamenlijk vast op welke datum het systeem in productie wordt genomen en wanneer de laatste dynamische gegevens moeten worden ingevoerd. De eerste weken na live gang verricht BrainSys nog “handholding” (begeleiding), teneinde de klant zo spoedig mogelijk zelfstandig te laten zijn en het project officieel af te sluiten.